VAN DEN BOUT advocaten, mediators & IE-gemachtigden te Den Haag, gespecialiseerd in familierecht, mediation, arbeidsrecht en intellectueel eigendom.

Klachtenregeling ‘Van den Bout advocaten’

Artikel 1: Algemeen

1.1: Deze (interne) klachtenregeling is van toepassing op elke overeenkomst van opdracht tot dienstverlening tussen de cliënt en de maatschap ‘Van den Bout advocaten’, hierna: de maatschap.

1.2: Iedere advocaat van of werkzaam voor de maatschap draagt zorg voor het afhandelen van klachten conform deze klachtenregeling.

1.3: De maatschap is aangesloten bij de Geschillencommissie Advocatuur: www.dege-schillencommissie.nl Op de dienstverlening van de maatschap is de Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur van toepassing. Wanneer opdrachtgever ontevreden is over de t0tstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de   dienstverlening  of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet, legt opdrachtgever zijn bezwaren eerst schriftelijk voor aan de maatschap en de betrokken advocaat, die zorgdragen voor afhandeling van de klacht conform deze klachtenregeling. Opdrachtgever dient de klacht schriftelijk in te dienen binnen drie maanden na het moment waarop hij kennis nam of redelijker-wijs kennis had kunnen nemen van het handelen of nalaten dat tot de klacht aanleiding heeft gegeven. De maatschap kan onbetaalde declaraties ter incasso voorleggen aan de Geschillencommissie Advocatuur.

1.4: De maatschap zal de klacht zo spoedig mogelijk met opdrachtgever in redelijk overleg bespreken. In beginsel wordt de klacht binnen vier weken na binnenkomst ervan afgehandeld. Indien de maatschap er niet in slaagt de klacht tijdig met    opdrachtgever tot een oplossing te brengen, dan kan opdrachtgever zijn klacht indienen bij de Geschillencommissie Advocatuur. Zie de Algemene Voorwaarden van de maatschap op onze website, m.n. artikel 7: Klachtenregeling / Geschillencommissie Advocatuur

Artikel 2: Begripsbepalingen

In deze Klachtenregeling wordt verstaan onder:

a: opdrachtgever of klager: de cliënt die een overeenkomst tot opdracht tot dienst-verlening heeft gesloten met de maatschap;

b: klacht: elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken schriftelijke uiting van ongenoe-gen van of namens de opdrachtgever kenbaar gemaakte klacht jegens de maatschap, c.q. de betrokken advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame advocaten en andere personen over de t0tstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening  of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;

c: klachtenfunctionaris: De klachtenfunctionaris is belast met de afhandeling van de klacht. Als klachtenfunctionaris fungeert de heer mr. T. van den Bout, advocaat, indien hij niet is de betrokken advocaat tegen wie de klacht is gericht. De vervangend klachtenfunctionaris is mevrouw mr. D. van den Bout-Kuhlmann, advocaat.

Artikel 3: Doelstellingendie is belast met de afhandeling van de klacht

Deze klachtenregeling heeft tot doel:

1: Het vastleggen van een procedure om klachten van opdrachtgevers/klagers/cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;

2: Het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;

3: Het behouden en verbeteren van bestaande relaties door middel van goede behande-ling van klachten;

4: Medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;

5: Het onderhouden en verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening van de maat-schap c.q. de werkzame advocaten met behulp van periodieke klachtenbehandeling en klachtenanalyse.

Artikel 4: Informeren bij aanvang dienstverlening

4.1: Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De dienstverlenende advocaat van of in dienst bij de maatschap wijst de opdrachtgever/cliënt voor het aangaan van de overeenkomst erop, dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening, alsmede dat de maatschap is aangesloten  bij  de Geschillencommissie  Advocatuur  en  dat  klachten  als bedoeld in deze Klachtenregeling, die na behandeling niet zijn opgelost, door de opdrachtgever kunnen worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Advocatuur

4.2: Indien een opdrachtgever/cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan dient de betrokken advocaat daarvan schriftelijk in kennis te worden gesteld, waarna de betrokken advocaat aanstonds de maatschap daarvan in kennis stelt, die daarna onverwijld de klachtenfunctionaris aanstelt.

4.3: De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in staat in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht en zal tijdig met de betrokken advocaat en de betrokken opdrachtgever trachten tot een oplossing te geraken, waartoe de opdrachtgever tot een mondelinge behandeling van de klacht wordt uitgenodigd.

Artikel 5: Interne klachtprocedure

5.1: Indien een opdrachtgever/cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan dient de be-trokken advocaat daarvan schriftelijk in kennis te worden gesteld, waarna de betrokken advocaat aanstonds de maatschap daarvan in kennis stelt, die daarna onverwijld de klachtenfunctionaris aanstelt.

5.2: De   betrokken   advocaat   en  de   opdrachtgever   zijn   elk   gerechtigd zich  door een vertrouwenspersoon bij die mondelinge behandeling te laten bijstaan.

5.3: De klachtenfunctionaris en de betrokken advocaat, over wiens dienstverlening is ge-klaagd, nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.

5.4: De beslissing op de klacht wordt aan de klager schriftelijk meegedeeld binnen in beginsel vier weken na de datum van ontvangst ervan dan wel wordt met opgave van redenen mededeling gedaan aan de klager over de afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.

5.5: Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, wordt dit met het oordeel en de gegrondheid van de klacht schriftelijk vastgelegd en ondertekend door de opdrachtgever/ klager, de klachtenfunctionaris  en de betrokken  advocaat  c.q. persoon over wie is geklaagd.

5.6: Indien de klacht niet naar tevredenheid is opgelost, zal de klacht worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Advocatuur.

5.7: Bij de klachtbehandeling wordt door alle betrokkenen geheimhouding in acht geno-men.   De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 6: Verantwoordelijkheden

6.1: De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.

6.2: Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.

6.3: De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.

6.4: De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij en archiveert dit op dezelfde wijze als cliënt(en)dossiers van de maatschap worden gearchiveerd.

Artikel 7: Klachtregistratie

7.1: De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.

7.2: Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.

Den Haag, mei 2017.